Privacy
Privacyverklaring
Deze Verklaring is opgesteld door :
Dayez Geassocieerde Advocaten FV
Adres : Eugène Smitsstraat 28-30, 1030 Brussel
Tel. : 02/242.69.32
E-mail : bruno.dayez@dayez.be – patrick.masureel@dayez.be
pascal.vanwelde@dayez.be – damien.vandeneynde@dayez.be
KBO nr. : BE 0833.091.527
Hierna, « het kantoor » of « wij », « onze ».
Wij hechten veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en aan de eerbiediging van de privacy van éénieder die ertoe gebracht wordt met ons in contact te treden. Wij handelen in alle transparantie, overeenkomstig de nationale en internationale wettelijke voorschriften terzake, onder meer de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna genoemd “algemene verordening gegevensbescherming” of “AVG”).
Dit informatief document met betrekking tot de bescherming van de persoonsgegevens beschrijft de wijze waarop wij uw gegevens verwerken, alsook de rechten die u kunt uitoefenen met betrekking tot de gegevens die u aanbelangen in uw hoedanigheid van betrokken persoon.
Dit document kan te allen tijde gewijzigd worden, onder meer teneinde ons aan te passen aan elke evolutie op het vlak van de regelgeving, de rechtspraak of de technologie. Wij nodigen u uit om het regelmatig te raadplegen.
U kan reageren op één van de hierna beschreven praktijken door ons te contacteren.
1. WAAROM VERWERKT HET KANTOOR PERSOONSGEGEVENS EN WELKE IS DE RECHTSGROND VAN ONZE VERWERKINGEN ?
De doeleinden en de rechtsgronden van onze verwerkingen verschillen naargelang de aard van de verkregen en verwerkte gegevens en naargelang de categorie van betrokken personen.
Het kantoor verwerkt uw gegevens :
|
Verwerking |
Doeleinde van de verwerking |
Rechtsgrond van de verwerking |
|
Beheer van de verdediging van de belangen van onze cliënten en van hun verzoeken om dienstverlening |
Wij verwerken de persoonsgegevens in het kader van de verzoeken van onze cliënten om dienstverlening (audits, notities van consultaties, adviezen) en in het kader van de verdediging van de belangen van onze cliënten, het weze natuurlijke personen of rechtspersonen. |
Deze verwerking is noodzakelijk :
Wij kunnen ook gevoelige gegevens (bijzondere categorieën van persoonsgegevens) verwerken, telkens wanneer dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering overeenkomstig de bepalingen van artikel 9 §2, f. van de AVG. |
|
Administratief beheer van de dossiers van onze cliënten |
Wij verwerken de persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de contractuele of precontractuele verbintenissen van het kantoor ten aanzien van onze cliënten, het weze natuurlijke personen of rechtspersonen. |
Deze verwerking is noodzakelijk :
|
|
Beheer van de gerechtelijke mandaten |
Wij verwerken de persoonsgegevens in het kader van de rechterlijke beslissing die ons aanstelt in hoedanigheid van gerechtelijk mandataris en in het kader van de wettelijke verbintenissen die eruit voortvloeien. |
Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Wij kunnen ook gevoelige gegevens (bijzondere categorieën van persoonsgegevens) verwerken, telkens wanneer dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering overeenkomstig de bepalingen van artikel 9 §2, f. van de AVG. |
|
Beheer van de boekhouding |
Wij verwerken de persoonsgegevens om onze facturatie op te stellen. |
Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen inzake fiscaliteit en boekhouding zoals bepaald door het Wetboek Economisch Recht en door het Wetboek btw (artikel 6.1.c. van de AVG). |
|
Beheer van de precontractuele relaties |
Wij verwerken de persoonsgegevens teneinde te antwoorden op de vragen of verzoeken die de cliënten ons richten, of op de aanbiedingen van diensten of CV’s. |
Deze verwerking is noodzakelijk om precontractuele maatregelen te nemen (artikel 6.1.b. van de AVG) teneinde een toekomstige contractuele relatie mogelijk te maken of te vergemakkelijken. |
|
Beheer van onze leveranciers |
Wij verwerken de persoonsgegevens in het kader van onze contractuele verbintenissen ten aanzien van de cliënt. |
Deze verwerking is noodzakelijk :
|
|
Geschillenbeheer |
Wij kunnen ertoe gebracht worden de persoonsgegevens te gebruiken voor de verdediging van onze belangen in rechte in het kader van een eventueel geschil. |
Deze verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, vanaf het ogenblik dat wij dit belang hebben afgewogen met de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de cliënt (artikel 6.1.f. van de AVG). Wij kunnen ook gevoelige gegevens (bijzondere categorieën van persoonsgegevens) verwerken, telkens wanneer dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering overeenkomstig de bepalingen van artikel 9 §2, f. van de AVG. |
2. WELKE ZIJN DE PERSOONSGEGEVENS DIE VERWERKT WORDEN DOOR HET KANTOOR EN WAAR KOMEN ZE VANDAAN ?
Wij verzamelen uitsluitend persoonsgegevens die passend en pertinent zijn en die beperkt zijn tot wat noodzakelijk is gelet op de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. De wijze waarop de persoonsgegevens worden verkregen, verschilt naargelang de doeleinden van de verwerking.
Wij beschrijven hieronder nader de persoonsgegevens die we verzamelen met betrekking tot onze cliënten, de reden waarom we ze verzamelen en de wijzen waarop ze worden verkregen.
|
Verwerking |
De gegevens die worden verzameld en verwerkt |
Modaliteiten van de verkrijging |
|
Beheer van de verdediging van de belangen van onze cliënten en van hun verzoeken om dienstverlening |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer); Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres); Familiale gegevens (namen en voornamen van kinderen, afstamming, burgerlijke staat, etc.) Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, land van herkomst, moedertaal, taalkennis, etc.); Beroepskenmerken (beroep, diploma, loopbaan, etc.); Financiële gegevens (rekeningnummer, aanslagbiljet belastingen en gezinssamenstelling of alle andere documenten die de financiële situatie aantonen); Gegevens van bijzondere categorieën, zoals de gegevens betreffende de gezondheid, de strafrechtelijke veroordelingen of de strafrechtelijke inbreuken, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond of seksuele gerichtheid. In het algemeen, alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging in rechte van de belangen van onze cliënten. |
Hetzij rechtstreeks van de cliënt Hetzij bij een derde, zoals :
Hetzij omdat de cliënt of een overheid ze publiek toegankelijk heeft gemaakt. |
|
Administratief beheer van de dossiers van onze cliënten |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer, identiteitskaart); Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres); Foto (identiteitskaart). |
Hetzij rechtstreeks van de cliënt Hetzij bij een derde, zoals :
Hetzij omdat de cliënt of een overheid ze publiek toegankelijk heeft gemaakt. |
|
Beheer van de gerechtelijke mandaten |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer); Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres); Familiale gegevens (namen en voornamen van kinderen, afstamming, burgerlijke staat, etc.); Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, land van herkomst, moedertaal, taalkennis, etc.); Beroepskenmerken (beroep, diploma, loopbaan, etc.); Financiële gegevens (rekeningnummer, aanslagbiljet belastingen en gezinssamenstelling of alle andere documenten die de financiële situatie aantonen); Gegevens van bijzondere categorieën, zoals de gegevens betreffende de gezondheid, de strafrechtelijke veroordelingen of de strafrechtelijke inbreuken, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond of seksuele gerichtheid. In het algemeen, alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging in rechte van de belangen van onze cliënten. |
Hetzij rechtstreeks van de cliënt Hetzij bij een derde, zoals :
Hetzij omdat de cliënt of een overheid ze publiek toegankelijk heeft gemaakt. |
|
Beheer van de boekhouding |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer); Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres); Financiële gegevens (rekeningnummer). |
Hetzij rechtstreeks van de cliënt Hetzij omdat de cliënt of een overheid ze publiek toegankelijk heeft gemaakt. |
|
Beheer van de precontractuele relaties |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer); Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres); Gegevens verstrekt door de cliënt teneinde te onderzoeken of wij zijn dossier of zijn verzoek kunnen behandelen; Daarenboven, in geval van aanwerving :
|
Rechtstreeks van de cliënt of van de (kandidaat-)werknemer / medewerker of (kandidaat-)dienstverlener. |
|
Beheer van onze leveranciers |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer, nummer van de bestelling); Financiële gegevens (rekeningnummer). |
Hetzij rechtstreeks van de cliënt Hetzij omdat de cliënt of een overheid ze publiek toegankelijk heeft gemaakt (Kruispuntbank der Ondernemingen). |
|
Geschillenbeheer |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer); Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres); Beroepskenmerken (beroep, diploma, loopbaan, etc.); Financiële gegevens (rekeningnummer, aanslagbiljet belastingen en gezinssamenstelling of alle andere documenten die de financiële situatie aantonen); Gegevens van bijzondere categorieën, zoals de gegevens betreffende de gezondheid, de strafrechtelijke veroordelingen of de strafrechtelijke inbreuken, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond of seksuele gerichtheid. In het algemeen, alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging in rechte van de belangen van onze cliënten; Foto’ of afbeeldingen. |
Hetzij rechtstreeks van de cliënt Hetzij via de verzekeringsmaatschappij Hetzij omdat de cliënt of een overheid ze publiek toegankelijk heeft gemaakt. |
1. MET WIE DEELT HET KANTOOR DE PERSOONSGEGEVENS ?
Als er gegevens worden gedeeld, dan gebeurt dit met eerbiediging van het beroepsgeheim, van de deontologische regels en van de regels beschreven in deze Verklaring.
De hierboven opgesomde gegevens zijn toegankelijk voor de personen die deel uitmaken van het team van het kantoor of voor elke confrater die tussenkomt als medewerker of als gespecialiseerde advocaat, of voor elke technische raadsman in de mate die strikt noodzakelijk is voor de vervulling van de verbintenissen van het kantoor.
In het kader van de verdediging van de belangen van de cliënt, in het kader van het mandaat dat werd gegeven door de cliënt en in de mate waarin dit noodzakelijk is, deelt het kantoor de persoonsgegevens van de cliënt mee aan de gerechtelijke of bestuurlijke overheden of aan de bevoegde bedienaars van het gerecht.
Het kantoor kan ertoe gebracht worden deze persoonsgegevens mee te delen aan de tegenpartijen in het kader van de verdediging van de belangen van de cliënt en in de mate van het nodige.
Het kantoor kan ertoe gebracht worden deze persoonsgegevens mee te delen aan bank- of verzekeringsinstellingen in het kader van de verdediging van de belangen van de cliënt, in het kader van het beroepsgeheim en in de mate van het nodige.
Het kantoor kan ertoe gebracht worden deze persoonsgegevens te moeten meedelen aan derden krachtens de wet, het decreet of andere reglementaire bepalingen waaraan het zich niet kan onttrekken.
Bijvoorbeeld kunnen wij ertoe gebracht worden de gegevens van de cliënt te delen met het Bureau voor Juridische Bijstand indien de cliënt geniet van de tussenkomst van dit Bureau.
Het kantoor kan ook bepaalde gegevens delen met zijn medecontractanten, die als “onder-verwerkers” in de zin van de AVG worden bestempeld, in de mate die strikt noodzakelijk is voor de werking van applicaties of al dan niet geïnformatiseerde beheerssystemen waarmee het kantoor werkt.
In alle omstandigheden verzekeren wij de bescherming van de gegevens van de cliënten door overeenkomsten die de vertrouwelijkheid garanderen.
De dienstverleners met wie wij ertoe gebracht worden om de gegevens van de cliënten te delen, zijn de volgende :
|
Type dienstverlener |
Lokalisatie |
|
Aanbieders van oplossingen voor verzending van e-mails |
In Europa |
|
Aanbieders van oplossingen voor verzending per post |
In Europa |
|
Aanbieders van IT-oplossingen en van oplossingen voor onderhoud van de IT-infrastructuur en -systemen |
In Europa |
|
Aanbieders van hosting en cloud diensten |
In Europa |
|
Boekhouders en aanbieders van financiële diensten |
In Europa |
|
Banken / Verzekeringen |
In Europa |
|
Verzekeraar derde betaler |
In Europa |
|
Bureau voor Juridische Bijstand (Balies) |
In Europa |
|
Advocaten – medewerkers – advocaten-stagiairs |
In Europa |
|
De Ordre des barreaux francophones et germanophone (Avocats.be) en de Orde van Vlaamse Balies (OVB) |
In Europa |
|
Aanbieders van kopieerdiensten |
In Europa |
Om veiligheidsredenen zijn de lijst van de onder-verwerkers, hun activiteitendomein, het beoogde doeleinde en, in voorkomend geval, het land waarin de gegevens verwerkt en bewaard worden, niet beschikbaar op onze website. Deze informatie is evenwel op eerste verzoek van de betrokken personen beschikbaar.
2. HOELANG HOUDT HET KANTOOR DE PERSOONSGEGEVENS BIJ ?
De duur van de bewaring van de persoonsgegevens verschilt naargelang de doeleinden van de verwerking van deze gegevens. Deze duur is beperkt rekening houdend met de eventuele bewaringsverplichtingen die de wet ons oplegt.
|
De verwerking |
Duur |
|
Beheer van de verdediging van de belangen van onze cliënten en van hun verzoeken om dienstverlening |
De duur van bewaring bedraagt 5 jaar te rekenen vanaf het einde van de relatie met het kantoor. |
|
Administratief beheer van de dossiers van onze cliënten |
De duur van bewaring bedraagt 10 jaar te rekenen vanaf de afsluiting van het dossier. |
|
Beheer van de gerechtelijke mandaten |
De duur van bewaring bedraagt 5 jaar te rekenen vanaf het einde van de relatie met het kantoor. |
|
Beheer van de boekhouding |
De duur van bewaring bedraagt 7 jaar te rekenen vanaf het jaar waarin de cliënt in de boekhouding werd geregistreerd. |
|
Beheer van de precontractuele relaties |
De gegevens worden onmiddellijk verwijderd, met uitzondering van de CV’s, die wij gedurende 1 jaar kunnen bijhouden in onze recruteringsreserve. |
|
Beheer van onze leveranciers |
De duur van bewaring bedraagt 7 jaar te rekenen vanaf het jaar waarin de cliënt in de boekhouding werd geregistreerd. |
|
Geschillenbeheer |
De gegevens worden verwijderd na de uitvoering van het vonnis of na de definitieve afsluiting van het geschil. |
3. VERZENDT HET KANTOOR PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EUROPESE UNIE ?
De verzending van persoonsgegevens naar een land buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte zal slechts worden toegestaan indien :
➢ De Europese Commissie een beslissing heeft genomen die vaststelt dat dit land een adequaat beschermingsniveau van de gegevens waarborgt, dat wil zeggen een niveau gelijkwaardig aan dat wat wordt gewaarborgd door de Europese regelgeving. De persoonsgegevens zullen op deze grondslag worden verzonden.
➢ De verzending gedekt is door een passende garantie die een beschermingsniveau van de gegevens voorziet dat gelijkwaardig is aan dat wat wordt gewaarborgd door de Europese regelgeving, zoals de standaardbepalingen van de Europese Commissie, een Gedragscode, een certificering, bindende bedrijfsvoorschriften, de toestemming.
Bij gebreke aan adequaatheidsbesluit of aan gepaste garanties, blijft een verzending of een geheel van verzendingen van persoonsgegevens naar een derde-land mogelijk indien deze verzending noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechten in rechte.
4. HOE BESCHERMEN WIJ DE PERSOONSGEGEVENS VAN DE CLIËNTEN ?
In alle omstandigheden verzekeren wij een adequaat niveau van technische en organisatorische beveiliging van de persoonsgegevens van de cliënten, teneinde ze te beschermen tegen elk gegevenslek, met name verlies, vernietiging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang of elk abusievelijk gebruik. Mocht de cliënt desalniettemin kennis hebben van een gegevenslek of mocht hij of zij er één vermoeden, dan verzoeken wij hem of haar erom ons dit onmiddellijk te melden door ons te contacteren.
Om veiligheidsredenen zijn de lijst van de onder-verwerkers, hun activiteitendomein, het beoogde doeleinde en, in voorkomend geval, het land waarin de gegevens verwerkt en bewaard worden, niet beschikbaar op onze website. Deze informatie is evenwel op eerste verzoek van de betrokken personen beschikbaar.
5. WELKE ZIJN DE RECHTEN VAN DE CLIËNTEN EN HOE KAN MEN ONS CONTACTEREN ?
Tenzij een in België van kracht zijnde wettelijke bepaling, daarin begrepen de AVG, zich ertegen verzet, of tenzij het beroepsgeheim het niet toelaat, hebben de cliënten de volgende rechten :
➢ Het recht op toegang, daarin begrepen het recht om te weten dat het kantoor hun persoonsgegevens verwerkt ;
➢ Het recht om een kopie te ontvangen van de verwerkte gegevens ;
➢ Het recht om de verwerkte gegevens te laten verbeteren ;
➢ Het recht om hun toestemming in te trekken ;
➢ Het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van hun persoonsgegevens, met name indien hun persoonsgegevens zullen worden verwerkt op grond van ons gerechtvaardigd belang ;
➢ Het recht om de verwerking van de gegevens te beperken :
– wanneer de cliënt de juistheid van deze gegevens betwist, en dit in afwachting van een belangenafweging voorafgaand aan de uitoefening van het recht op verzet tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens ;
– wanneer de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens ongerechtvaardigd is, maar wanneer de cliënt niettemin zijn of haar recht op gegevenswissing niet wenst uit te oefenen ;
– Wanneer wij de persoonsgegevens van de cliënt niet meer nodig hebben, maar wanneer de cliënt ze nodig heeft in het kader van een vordering in rechte ;
➢ Het recht op wissing van de verwerkte gegevens ;
➢ Het recht op gegevensoverdraagbaarheid ;
➢ Het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit :
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefoon : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : contact@apd-gba.be
Voor meer informatie in verband met klachten en mogelijke rechtsmiddelen worden de cliënten verwezen naar de volgende webpagina van de Gegevensbeschermingsautoriteit : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.
Er zal binnen het kortst mogelijke tijdsbestek gevolg worden gegeven aan de verzoeken vanwege de cliënt en, ten laatste binnen een maand na de ontvangst van het verzoek, zullen we de cliënt informeren omtrent de gevolgen die we aan zijn of haar verzoek zullen verleend hebben.
Naargelang de moeilijkheidsgraad van het verzoek of naargelang het aantal verzoeken dat wij ontvangen vanwege andere personen, zal deze termijn verlengd kunnen worden met twee maanden. In dat geval zal de cliënt verwittigd worden van deze verlenging binnen een maand volgend op de ontvangst van zijn verzoek.
Bij de mededeling van deze informatie zijn we er in alle omstandigheden toe verplicht rekening te houden met de rechten en vrijheden van de andere personen.
De cliënt kan zijn of haar rechten uitoefenen door zich te richten tot het kantoor op één van de volgende e-mailadressen : bruno.dayez@dayez.be – patrick.masureel@dayez.be – pascal.vanwelde@dayez.be – damien.vandeneynde@dayez.be, of per postzending op volgend adres : Eugène Smitsstraat 28-30, 1030 Brussel.
Wij verzoeken onze cliënten erom bij hun verzoek de stukken of inlichtingen te voegen die nodig zijn om hun identiteit te bewijzen. Bij gebreke hieraan, kunnen wij genoodzaakt zijn hen te contacteren om een identiteitsbewijs op te vragen, bijvoorbeeld een kopie van hun identiteitskaart, teneinde passend gevolg te verlenen aan hun verzoek.
Wanneer het verzoek om uitoefening van een recht klaarblijkelijk ongegrond of buitensporig is, onder meer om reden van het repetitief karakter ervan, dan zal het verzoek kunnen worden afgewezen of aanleiding kunnen geven tot betaling van redelijke onkosten rekening houdend met de administratieve kost die wij zullen moeten blootstellen om de informatie te verstrekken, om de noodzakelijke mededelingen te doen of om de gevorderde maatregelen te nemen.
6. WELK RECHT IS VAN TOEPASSING EN WELKE RECHTBANK IS BEVOEGD ?
Deze Verklaring wordt beheerst door het Belgische recht. Elk geschil met betrekking tot de uitlegging of de uitvoering van deze verklaring behoort tot de bevoegdheid van de Belgische rechtbanken.
7. GEBRUIKEN WE COOKIES OF ANDERE TRACKERS ?
Wij gebruiken geen cookies of andere trackers op onze website.
8. WIJZIGINGEN
Te allen tijde kan het kantoor, om verschillende redenen, verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen aan dit document dat informatie verschaft met betrekking tot ons beleid inzake bescherming van persoonsgegevens. De meest actuele versie kan steeds geraadpleegd worden op onze website.
Laatste update op 25 maart 2021.